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Effektive Aufgabendelegation

Der Gründer der JC Penney Einzelhandelskette, James Cash Penney , sagte einst: “ Der sicherste Weg einer Führungskraft sich selbst zu töten, ist die Verweigerung zu Lernen, wie, wann und an wen Aufgaben abzugeben.

Mittels gezielter Aufgabenverteilung kann eine Führungskraft sich selbst “multiplizieren” indem Aufgaben auf Angestellte überträgt oder gar an externe Experten weiter gegeben werden. Aus genau diesem Grund ist das Deligieren von Aufgaben einer der wichtigsten Managementfähigkeiten.

Lesen Sie in den folgenden Kapiteln:

  • Wie kann die Geschäftsführung Zeit einsparen?

  • Aufgabenverteilung an die besten Angestellten.

  • Förderung und Entwicklung von Angestellten.

Wie kann die Geschäftsführung Zeit einsparen?

Jeffrey Pfeffer, Professor an der Univesität Stanfort, Lehrstuhl für Individuelles Verhalten in der Arbeitsumgebung sagt: “Die wichtigste Aufgabe einer Führungskraft ist es, Menschen das Denken zu lehren und die richtigen Fragen zu stellen”. Er sagt dies wäre wichtig, damit die Welt nicht den Bach runtergeht während man sich einen Tag frei nimmt”.

Es ist nichts Ungewöhnliches, wenn Führungskräfte meinen , sie wären zu beschäftigt um Aufgaben weiterzugeben und es als effektiver ansehen, diese lieber selbst zu erledigen. Sumi Krishan, Kolumnist und Coach für Führungskräfte, teilt einen wertvollen Managementrat mit Forbes. Sie empfielt am Ende jeden Arbeitstages, zwei Tätigkeiten aufzuschreiben, die von jemand anderem hätten erledigt werden können. So erhält man am Ende der Woche einen sehr guten Überblick von Aufgaben und damit verbundener Arbeitszeit, die von jemand anderem hätte erledigt werden können.

Diese kleine Regel ermöglicht es die wöchentliche Aufgabendelegation zu bewerten. Der eingesparte Arbeits- und Zeitaufwand für die Führungskraft kann so beurteilt werden.

Aufgabenverteilung an die besten Angestellten

Die interne Aufgabenverteilung sollte wohl überlegt sein, ganz besonders was die Auswahl der Tätigkeiten und die Wahl der Mitarbeiter betrifft. Die Kompetenz und Persönlichkeit der Mitarbeiter welche gute Resultate liefern, wenn Aufgaben an sie weitergegeben werden, sollte gut analysiert werden. – Leiten Sie keine Aufgaben an Mitarbeiter weiter, nur um sie zu beschäftigen. Wenn Sie mit den Fähigkeiten der ausgewählten Mitarbeiter nicht zufrieden sind, werden Sie nie die Verantwortung einer Aufgabe abgeben können.

Martin Zwilling, Forbes Mitarbeiter und Geschäftsführer von StartUp Professionals, legt besonders grossen Stellenwert auf die Fähigkeit Verantwortung und Autorität zu deligieren und nicht nur die Tätigkeiten an sich. Führungskräfte denen dies nicht gelingt , werden sich um so öfter in Situation wieder finden in denen sie an Mitarbeiter Bericht erstatten und Aufgaben erledigen, wobei dies doch eingentlich der ungekehrte Fall sein sollte.

Wie bereits erwähnt ist es wichtig ein gewisses Mass an Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen. Hierfür ist es wichtig die Anweisungen und Abgabetermine eindeutig zu definieren.  Stellen Sie sicher dass die Aufgabenbeschreibung klar verständlich und eindeutig ist, sodass der Mitarbeiter an welche die Aufgaben vergeben werden, verstehen was von ihnen erwartet wird.

Förderung und Entwicklung von Angestellten

Es ist wichtig, dass jene Mitarbeiter an die Aufgaben weitergegeben werden sich nicht als Sammelstelle für jene Aufgaben fühlen, die Sie als Führungskraft selbst nicht erledigen wollen. Dies kann vermieden werden indem die Mitarbeiter entsprechend ihrer Kompetenzen für die jeweilige Aufgabe gewählt werden und dies auch dem Mitarbeiter gegenüber entsprechend begründet wird.

Des weiteren sollten Führungskräfte regelmässig ihre Anerkennung gegenüber den Mitarbeitern zum Ausdruck bringen wo diese angebracht und angemessen ist, sei es privat oder öffentlich. Mitarbeiter die von ihren Vorgesetzten Lob und Zufriedenheit für eine gut absolvierte Aufgaben erhalten, neigen dazu noch zuverlässiger zu arbeiten und weitere Verantwortungen zu übernehmen.

Ermutigen Sie Mitarbeiter Fragen zu stellen, sich einzubringen und Verbesserungsvorschläge zu machen. Das Verhältniss zwischen dem Verstehen und Akzeptieren einer Aufgabe und dem Engagement des Mitarbeiter sollte niemals unterbewertet werden. Geben sie ihren Mitarbeitern die Gelegenheit Verantwortung für die erteilte Aufgabe zu übernehmen.

Dies ist die Basis der Aufgabenverteilung. Mitarbeiten sollten volle Anerkennung über ihren Status und Verantwortung erhalten, um Abgabetermine einzuhalten.

Gute Aufgabenverteilung ist ein Prozess der gefördert, entwickelt und perfektioniert werden muss. So wird es zu einer der wertvollsten Fähigkeiten von der schliesslich die gesamte Firma profitieren kann.

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